組織図とは

皆さん、こんにちは。
皆さんの会社には、わかりやすい、実用的な組織図は存在しているでしょうか?

組織図には様々な役割がありますが、その役割は意外に認識されていません。そこで今回は、その主要な役割について、取り上げていきたいと思います。

構造のヴィジュアル化

組織図には、いろいろな種類のものがあります。階層型、マトリックス型、フラット型など、組織によって採用する組織図も違うでしょう。しかし、どんな組織図であれ、その一番の役割は、その組織全体の構造を具体的に可視化することです。

組織図を示すことによって、お客様、取引先、就職希望者などに、自分たちの会社がどのような形態なのかを伝えやすくなりますし、内部で働く人たちにとっても、自分たちの組織がどのような構造になっているのかが認識しやすくなるので、オリエンテーションもスムースになっていきます。

機能の把握

組織にはたくさんの機能があります。ほとんどの企業に共通している主な機能は、経営、人事、マーケティング、営業、財務、生産/サービス、品質管理、広報などでしょう。個人事業主でも、大企業でも、事業内容や規模こそは違っても、これらの機能自体はだいたい同じです。

そして、それぞれの部門に人が配属され、その人たちが自分の役割を遂行することで、部署/部門での副次的な生産物(成果物)が産み出されます。それらが組織の内部を流れていくことで組織全体の最終生産物(最終成果物)が出来上がるのです。

例えば、ある企業の取締役会でチョコレート商品の事業化が計画されたとします。おそらく役員や執行役員の誰かがその事業の統括責任者に任命されるでしょう。そうしたら、まず人事でその他の担当を決めたり、必要な人を雇う計画を立てはじめます。並行して、マーケティングの調査が行われ、商品企画や試作品の開発などが行われます。それらが取締役会で承認されたら、量産化のためのに工場や設備が準備され、材料などが購入されます。

そして、工場で生産がおこなわれ、品質管理部が出荷できるクオリティーかどうかをチェックします。並行して、営業が販売活動に奔走したり、CMなどを打って大々的に宣伝をしたりして、最終的に、エンドユーザーにチョコレートが行き渡るわけです。

組織図があれば、こういった組織の様々な部署/部門の機能や責任を明確化することができます。

立ち位置と役割の明確化

また、組織図を明確に掲げておくことで、一人一人が自分の立ち位置と役割、求められる生産物(結果)を認識できるようになります。

例えば、先のチョコレート事業で、工場に配属された人は、自分の立ち位置は「生産部門」であり、その部署/部門で求められる生産物は「規格通りに生産されたチョコレート商品」であることが認識できるでしょう。

全体の関連性

ご存知のように、組織はさまざまな部署/部門から成り立っており、それぞれが独自の役割と目的を有しています。そして、それぞれの部署/部門が、お互い干渉し合わないように調整していくことで、最大限の効果が発揮されます。

そのためには、マネジャークラスであれば、自分たちの部署/部門だけではなく他の部署/部門の役割と目的までを把握しておくべきですし、役職がない一般の社員でも、せめて自分たちに直接関わる部署/部門の役割や目的くらいは知っておくべきでしょう。そうすることで、部署/部門を超えた相互の理解も高まることになるのです。

明確な組織図があれば、俯瞰から組織の全体を見ることができるようになります。

帰属意識が芽生える

何千~何万人という社員がいる大企業ではなかなか難しいですが、100人未満のベンチャー・中小企業なら、組織図に担当者名をハッキリ記載して、エントランスや受付などの誰もが見えるところに掲示するのはすごく効果的です。なぜならば、組織図に自分の名前が記載されると、ほとんどの人は自分の存在を受け入れられたと感じ、組織の一員としての帰属意識が芽生えるからです。

派遣やパートの人たちであっても、組織の機能を担っているならば、平等に組織図に載せてあげた方が気が引き締まるでしょう。

最後に

他にも、組織図上でビジネスフローそのものをヴィジュアル化することもできますし、階層型の組織図であれば指示・命令系統を示すこともできます。それは、今後の組織を築いていく上での設計図にもなり得るのです。

パフォーミアでは、部門、個人の役割、生産物(結果)などを明確に表した組織図を、経営者や人事責任者と一緒に設計していくサポートも行っています。
組織図の構築

経営理念やヴィションを掲げることが大切なように、きちんとした組織図を作成できれば、組織に大きな秩序と理解がもたらせることでしょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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